§ 1 Føremål
Valkomiteen skal bidra til val av kompetente og engasjerte tillitsvalde.
§ 2 Samansetjing og funksjonstid
Valkomiteen har 3 medlemmer, valde av og blant medlemmene av generalforsamlinga og der dei sjølv peikar ut leiar og sekretær.
Valperioden er fire år.
§ 3 Valkomiteens oppgåver
Valkomiteen skal ovanfor innskytarvalmøtet og generalforsamlinga foreslå
a) Val til generalforsamlinga
o Medlemmer (7–9 stk.) og varamedlemmer (1-3 stk.)
b) Val til valkomiteen (3 stk.)
c) Val til styret
o leiar
o medlemmer (3-5 stk. inkl. leiar)
o varamedlem (1 stk.)
d) Val av revisor og honorar til revisor
e) Godtgjering til dei tillitsvalde
§ 4 Valkomiteen sine møter
Valkomiteen vert kalla inn av komiteen sin leiar og heldmøter så ofte det er naudsynt. Kvart medlem kan krevje at det vert kalla inn tilmøte.
§ 5 Valkomiteens vurderingar
Generalforsamlinga
Generalforsamlinga si samansetning skal spegla kundestrukturen i Etne Sparebank som skipa stiftinga, andre interessegrupper og samfunnsmessige interesser knytt til Sparebankstiftinga Etne si verksemd.
Medlemene og varamedlemene skal veljast av kundevalmøtet med utgangspunkt i følgjande krav;
1. Det siste året har hatt eit innskot i SparebankenVest tilsvarande kr 2.500 (Det er i flg vedtektene opp til styret årevidere denne grensa)
2. Dei siste seks månadane før valet har vore busett idet som er definert som «gamle» Etne Kommune, dvs før kommunereforma i 1965 og dermed har postadresse «5590». Dette er nedfelt i vedtektene og femnar blant anna om krinsane Sørstranda, Nordstranda til og med Nervik, Etne sentrum, Rygg og Grindheim til og med Kyrping. Ein finn også denne definisjonen her; https://www.erikbolstad.no/postnummer-koordinatar/?postnummer=5590
3. Ikkje har styreverv eller er tilsett i selskap som konkurrerer med Sparebanken Vest.
Ingen innskytar kan gje meir enn ei stemme.
Valet skal førebuast av valkomiteen og organiserast av styret i stiftinga. Valet skal kunngjerast seinast 14 dagar før valet skal finne stad, og elles slik styret bestemmer. Valet kan gjennomførast elektronisk eller på annan forsvarleg måte etter styret si nærare avgjerd.
Styret
Ved val tilstyret bør valkomiteen, gjennom kontakt med generalforsamlinga sin leiar, danne seg ei oppfatning av om styret har fungert tilfredsstillande og forvalta stiftinga på ein tilfredsstillande måte. Dersom dette er tilfelle og vala gjeld nyval, bør valkomiteen gjennom kontakt med styreleiar søkje å få avdekka behov for styrking av styret sin kompetanse og erfaringsbakgrunn gjennom nyvala, likeins andre faglege omsyn som er viktig for styret sitt arbeid. På bakgrunn av dette kan valkomiteen søkje aktuelle kandidatar gjennom sitt nettverk. Når valkomiteen har gjort sine vurderingar og avdekka aktuelle kandidatar, bør kandidatane drøftast med styreleiar og dagleg leiar. Dette for å forsikre seg om at dei aktuelle kandidatane vil bidra gjennom gode samarbeidsrelasjonar til eit best mogleg styrearbeid. Først når desse avklaringane har funne stad, føretek valkomiteen si innstilling og kontaktar aktuelle kandidatar.
Dersom styret, etter valkomiteen og leiar av generalforsamlinga si meining, ikkje har forvalta stiftinga på ein måte som det er rimeleg å forvente, bør valkomiteen vurdere styreleiaren si stilling spesielt. Styreleiarkandidatar bør søkjast mellom personar med høg organisatorisk og forretningsmessig erfaring. Før innstilling vert gjort, bør moglege kandidatar klarerast ut med dagleg leiar, med omsyn til forholdet til stiftinga og særskilde samarbeidsforhold til dagleg leiar.
Styret bør vera samansett slik at det kan ivareta fellesskapet sine interesser. Samansetjinga av styret skal reflektera samansetjinga av dei gruppene som har stemmerett på generalforsamlinga. Valkomiteen skal legge vekt på at alle føreslåtte kandidatar har naudsynt erfaring, kompetanse og kapasitet til å utføre dei aktuelle verv på ein tilfredsstillande måte. Valkomiteen skal sørgje for at styremedlemmene til saman oppfyller alle naudsynte og eventuelt lovpålagte kompetansekrav. Det vert ikkje kravd at alle styremedlemmer skal ha spesialkunnskap om alle deler av stiftinga si verksemd.
Valkomiteen
Ved forslag på medlemmer til valkomiteen bør det i samsvar med god eigarstyring og selskapsleiing leggjast vekt på at omsynet til fellesskapet sine interesser blir ivaretatt og at interessentsamansetninga vert reflektert. Medlemmene bør vere uavhengige av styret og selskapet si daglege leiing. Begge kjønn bør vera representert.
Valkomiteen bør, ved forslag til kandidatar som skal supplere valkomiteen, særleg sjå etter personar med brei kontaktflate og med moglegheit for å ha ein størst mogleg personkunnskap innan dei kandidatområde som vil vera valkomiteen sitt område.
Godtgjering
Komiteen bør basere sine forslag til godtgjering på informasjon om storleiken på godtgjeringar til tillitsvalde i tilsvarande stiftingar.
Tenestetid
Det er ingen øvre grense for tenestetid i stiftinga. Valkomiteen skal likevel foreta ei jamleg vurdering av fornying av tillitsvalde. Dette må vegast opp mot kravet til erfaring som trengs i forvaltning av stiftinga.
Styremedlemmer vert, i samsvar med vedtektene, valde for to år om gongen, men kan altså veljast om igjen.
Tillitsvalde bør vera inneforstått med at for til eikvar tid å sikre ei best mogleg samla samansetnad av kompetanse og eigenskapar i stiftinga sine organ, vil tenestetid for den einskilde kunne bli påverka av slike vurderingar.
Valmøte
Det skal veljast medlemer og varamedlemer til generalforsamlinga på eit eige valmøte. Tidspunktet for møtet vert fastsett av dagleg leiar i stiftinga og bør haldast innan utløpet av april.
Valmøtet bør kunngjerast i god tid før møtet skal haldast og skjer ved høveleg kunngjeringsmåte.
Kunngjeringa bør innehalda informasjon om:
1. kven som har stemmerett og eventuelt reglar for avstemming
2. kven som er valbare
3. kor mange medlemer og varamedlemer som skal veljast
4. kva tidsrom vala gjeld for
5. ei liste over medlemene og varamedlemene i generalforsamlinga, med opplysning om kven av desse som er på val
6. at stiftinga har ei valnemnd som vil innstilla på forslag til kandidatar
7. at kundar som kan stemma kan setja fram forslag til kandidatar og med ein frist for når forslaga må vere sende til valkomitéen. Forslaga bør innehalde namnet på kandidaten og adresse.
8. at valliste, aktuelt regelverk og informasjon er gjort tilgjengeleg.
9. om framgangsmåten ved valet og om det skal gjennomførast elektronisk val.
Valnemnda utarbeider ei valliste på grunnlag av innkomne forslag og eigne vurderingar. Rekkefølgja av kandidatane på vallista viser innstillinga frå valnemnda.
Valnemnda bestemmer om det skal førast opp fleire kandidatar på vallista enn det skal veljast.
Valet skal vera hemeleg og skriftleg, eventuelt med stemmeteikn på valmøtet om ingen krev skriftleg val. Elektronisk val kan gjennomførast,eksempelvis som avstemming via heimesida til stiftinga.
Berre myndig person kan, som personleg kunde, stemme ved valet. Ingen har meir enn ei stemme.
Det skal førast protokoll for vala. I protokollen tek ein med tidspunktet for valet, valnemnda si samansetnad, innstilling og valresultatet. Protokollen skal godkjennast av medlemane i valnemnda. Valresultatet vert kunngjort på eigna måte.
§ 6 Valkomiteens arbeid
Valkomiteen innhentar dei opplysningar komiteen ser som relevante. Komiteen skal vere open for innspel.
Valkomiteen bør konferere med medlemmer av generalforsamlinga, styret og dagleg leiar, samt hente råd og anbefalingar frå kjelder utanfor stiftinga.
Valkomiteen skal gjennomføre naudsynt vurdering av om alle føreslåtte kandidatar er eigna i forkant av nomineringane. I tillegg skal valkomiteen spørje kandidatar som vert føreslått attvald, om det er endringar i dei opplysningane som i si tid danna grunnlag for vurderinga om kandidatane var eigna.
§ 7 Valkomiteens innstillingar
Valkomiteen sine innstillingar skal innehalde relevant og tilstrekkeleg informasjon om kandidatane. Informasjonen kan omfatte alder, utdanning og yrkesmessig erfaring. Det skal opplysast om kor lenge dei eventuelt har vore tillitsvalde og om vesentlege oppdrag i andre selskap og organisasjonar.
Innstillinga til generalforsamlinga skal leggjast ved innkallinga til det møtet i generalforsamlinga der innstillingane skal handsamast.
§ 8 Møtesekretær og protokoll
Det skal førast protokoll som komiteen tek seg av.
